Que ce soit pour résilier un contrat de location d’appartement, faire une réclamation auprès d’un fournisseur d’énergie, ou encore envoyer une lettre de démission, le courrier recommandé reste un moyen de communication assez apprécié des administrations. Justement, vous avez besoin d’en envoyer un prochainement à un organisme, et vous avez peur de mal le remplir, car c’est la première fois que vous devez accomplir ce genre de démarche ? Pas de panique, en suivant nos conseils, vous allez voir qu’envoyer un courrier en recommandé n’a vraiment rien de sorcier.
Remplir un recommandé correctement : les étapes à suivre
Si le recommandé a toujours autant de succès en 2023, c’est parce que ce type d’envoi permet de conserver une preuve d’envoi de vos courriers officiels, ou ayant de la valeur, comme cela peut être le cas pour un chèque ou un formulaire important. D’ailleurs, la date d’affranchissement du courrier en recommandé fait souvent foi, lorsqu’il y a une résiliation de contrat en jeu ; c’est à partir de cette date, que le préavis peut débuter. Les services administratifs et les services de police utilisent également ce mode d’envoi, car le numéro de suivi du recommandé et l’accusé de réception permettent de vérifier que le destinataire a bien reçu le document, ou est allé le récupérer à son bureau de poste.
De quoi est composé un recommandé ?
Le courrier recommandé contient plusieurs parties distinctes :
- Le courrier lui-même, c’est-à-dire l’enveloppe avec son contenu (lettre, formulaire, etc.) ;
- L’affranchissement sous forme de timbre ou de tampon, au tarif « lettre recommandée » ;
- Le bordereau du recommandé, sur lequel figure les coordonnées de l’expéditeur, du destinataire, la valeur du courrier (R1, R2 ou R3, du moins important au plus important), ainsi que le numéro de suivi du pli.
Attention : lorsqu’on parle de courrier recommandé, il s’agit souvent d’un courrier recommandé avec accusé de réception, appelé également courrier recommandé avec AR. Contrairement au recommandé simple, le recommandé avec AR possède un volet qui doit être signé par le destinataire, et qui est ensuite renvoyé à l’expéditeur pour lui apporter la preuve que son envoi est bien arrivé dans les mains de la personne concernée. Dans ce cas, on utilise un bordereau jaune, avec une partie cartonnée détachable qui représente l’accusé de réception. Pour plus d’informations, cliquez ici.
Comment remplir le bordereau de recommandé ?
La tâche est en réalité très simple, puisqu’il vous suffit de suivre les indications inscrites sur le bordereau.
- Tout d’abord, préparez votre enveloppe, et inscrivez l’adresse du destinataire comme d’habitude. Même si elle figurera aussi sur le bordereau, cela constitue une sécurité supplémentaire en cas de perte d’un élément.
- Remplissez le bordereau de recommandé : le destinataire dans l’encadré en haut à gauche (au stylo-bille, et en écrivant petit pour avoir suffisamment de place pour toute l’adresse).
- Cochez la valeur du courrier, ou demandez à l’agent de la Poste.
- Remplissez l’adresse de l’expéditeur dans l’encadré de droite.
- Pesez votre enveloppe sur une borne automatique ou en guichet, sans y poser le bordereau.
- En borne, sélectionnez le tarif recommandé, ou recommandé avec AR, puis la valeur (souvent R1), et réglez la somme due.
- Donnez l’enveloppe au guichetier, ou préparez-la vous-même : il faut retirer le film autocollant au dos du bordereau, coller la petite étiquette ovale avec le code-barres sur le recto de l’enveloppe, et le reste du bordereau sur le verso. Il n’y a plus qu’à mettre dans la boîte aux lettres dédiée !
